maandag 1 juli 2013

PERSBERICHT: Nieuwe aanpak interim-management: effectieve methode die ook veel geld bespaart

EINDHOVEN- Als een organisatie een probleem heeft waar ze zelf niet goed uitkomt, dan kan er een interim-manager komen om het probleem op te lossen. Niemand kijkt hier meer van op. In de realiteit van alle dag, als een interim-manager is gestart met zijn opdracht, verandert in negen van de tien gevallen, de oorspronkelijke probleemdefiniëring en diagnose die door de opdrachtgever is gesteld. Dit komt omdat de interim-manager, die als expert is ingehuurd voor het probleem, pas na de start van de opdracht toekomt aan een grondig onderzoek. Deze gang van zaken is niet logisch en kan inhouden dat er te zware middelen zijn ingezet.

De vorige maand is een nieuwe aanpak voor ‘interim-management’ in praktijk gebracht. Dit is gebeurd bij een onderdeel van het ministerie van Defensie. De resultaten zijn positief. Bedenker van deze aanpak is Ary van Baalen. In de nieuwe aanpak is onderzoek en diagnostiek van een probleemsituatie losgekoppeld van de inhuur van een interim-expert. De methode helpt organisaties bij het onderzoeken van de problemen en het stellen van een adequate diagnose. Om daarna te kunnen beslissen wat er moet gebeuren. Deze aanpak heeft een korte doorlooptijd en is effectief bij het oplossen van de problemen en er is veel minder externe expertise nodig. De besparing kan oplopen tot ruim zeventig procent.

Van Baalen heeft zeventien jaar ervaring als uitvoerend interim- manager en is ook opgeleid als systeemdenker. Al geruime tijd is hij van mening dat de aanpak van ‘interim-management’ toe is aan vernieuwing en innovatie. Zijn visie en ideeën heeft hij uitgewerkt en in praktijk gebracht. Zijn uitgangspunt was: als ik gebruik maak van mijn kennis en ervaring, hoe zou ik dan interim-management ontwerpen.

Organisaties die nu interim-managers inschakelen staan voor moeilijke afwegingen en beslissingen. De organisatie heeft een probleem waar ze niet uitkomt, ze is opdrachtgever en ook probleemeigenaar en moet voor de start van een interim-expert ook het probleem al adequaat hebben gedefinieerd.

De gang van zaken is nu als volgt. Er is een probleem. De organisatie definieert het probleem, analyseert de situatie en bepaalt wat moet gebeuren en welke interim-expert er nodig is. Op dat moment weet men al precies in welke functie en in welke rol de interim-manager aan de slag gaat en voor hoeveel uur per week. Als de interim-manager daarna is gestart met de uitvoering van de opdracht en zich grondig oriënteert en het probleem onderzoekt, dan blijkt dat in negen van de tien gevallen, de interim-manager moet uitleggen dat het probleem anders in elkaar steekt dan oorspronkelijk werd gedacht. Dit komt omdat de interim-manager, die als expert is ingehuurd, onafhankelijk en met een frisse blik naar de situatie kijkt en hierdoor dingen ontdekt die de organisatie niet zijn opgevallen. Het kan zijn dat de organisatie essentiële factoren over het hoofd heeft gezien of als ‘normaal’ en ‘vanzelfsprekend’ heeft bestempeld, maar dat deze factoren bij nader inzien wel een oorzaak zijn van het probleem.

In de praktijk blijkt dat er nauwelijks een herdefiniëring van het oorspronkelijke probleem en diagnose plaatsvindt en de inzet van de interim-manager ook niet verandert. Het is logischer als het onderzoek naar de achterliggende factoren van het probleem en het stellen van een adequate diagnose los komt te staan van de uiteindelijke aanpak van het probleem.

Van Baalen ontkoppelt onderzoek en diagnostiek en de aanpak en inhuur van een interim-manager. Binnen een week kan hij een helder en overzichtelijk rapport op tafel leggen met een analyse van de probleemsituatie en praktisch adviseren hoe de problemen aangepakt kunnen worden. Van Baalen heeft zijn expertise op het gebied van probleemanalyse en advisering opgebouwd als uitvoerend interim-manager en helpt nu organisaties bij het vooraf helder krijgen van het probleem en de achterliggende oorzaken en bij het vinden van effectieve oplossingen. De oplossingen zijn altijd zo licht mogelijk, zo duurzaam mogelijk en zo goedkoop mogelijk. Bij de advisering is belangenverstrengeling uitgesloten.

Hoe wordt het onderzoek uitgevoerd? De probleemsituatie is het uitgangspunt. Doel is een om een gezamenlijke analyse te maken van de situatie. Kennismaking en oriëntatie zijn de eerste stap. Vervolgens worden er werkafspraken gemaakt en is er kick-off moment. Iedereen weet wat er gaat gebeuren en waarom. Vervolgens interviewt Van Baalen sleutelfiguren in de organisatie. In deze interviews komen alle mogelijke factoren en aspecten van het probleem aan de orde. Mogelijke ‘blinde vlekken’ komen in beeld en ‘het probleem achter het probleem’ komt op tafel. Ook is er aandacht voor de omstandigheden en context van de organisatie en het probleem. Ook de voorgeschiedenis en onderlinge samenhang van de verschillende factoren zijn onderdeel van het onderzoek. Bij het zoeken naar oplossingen is er nadrukkelijk aandacht voor het (onbenutte) oplossend vermogen van de organisatie. De uitkomst van elk interview is helder en overzichtelijk en visueel beschikbaar.

Wanneer alle gegevens zijn verwerkt en geanalyseerd volgt een gezamenlijke presentatie en bespreking. De uitkomst van dit traject is meer inzicht in de oorzaken van het probleem, een heldere en gezamenlijke probleemdefiniëring en diagnose en een praktisch advies voor een voorlopig plan van aanpak.

De uiteindelijke aanpak van het probleem is effectief en in alle gevallen veel lichter dan de nu gebruikelijke aanpak. Deze aanpak spaart ook geld uit. De besparing kan oplopen tot ruim zeventig procent.

Wat de organisatie zelf kan, doet de organisatie ook zelf. De inhuur van externe expertise wordt op deze manier tot een minimum beperkt.

De aanpak wordt als leerzaam en verfrissend ervaren met nieuwe en verrassende invalshoeken en met onverwachte en creatieve oplossingen.









Een reactie posten